KOMUNIKASI PEKANTORAN
NAMA : HANUNG JOKO WINTOLO
NIM : 10101244010
JURUSAN : MP/AP B
JURUSAN MENEJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2011
Komunikasi Perkantoran
Komunikasi merupakan proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut (Bovee, 2003).
Empat Fungsi Komunikasi :
1. Fungsi kontrol
2. Fungsi motivasi
3. Fungsi emosi
4. Fungsi informasi
Pengertian fungsi kotrol
Fungsi kontrol merupakan satu dari manajemen dasar dan penting untuk suksesnya manajemen. Fungsi ini vital untuk mempertahankan dan keefektifan sebuah organisasi. Sistematika kerjanya terus berlanjut dan tidak pernah berhenti sebelum tujuan yang diharapkan tercapai. Fungsi ini juga berguna untuk mewujudkan sistem kerja yang dilandasi pada sikap jujur, penuh tanggung jawab dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Selain itu juga fungsi kontrol juga berguna sebagai pengawasan terhadap semua perilaku dalam berorganisasi. Dengan demikian fungsi kontrol dalam organisasi ditujukan agar kegiatankegiatan untuk merealisasikan tujuan serta efektivitas pendayagunaan sumbersumber yang ada tidak menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan. Melalui fungsi kontrol dalam manajemen organisasi juga dapat diketahui secara dini apakah tujuan sesuai dengan rencana atau malah terjadi kesenjangan akibat adanya penyimpangan-penyimpangan. Jadi aktivitas fungsi kontrol diperlukan terutama untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan apakah kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan sudah sesuai dengan yang diinginkan
Pengrtian fungsi motivasi
motivasi kinerja adalah sesuatu yang menimbulkan dorongan atau semangat kerja. Menurut Gitosudarmo dan Mulyono (1999) motivasi adalah suatu faktor yang mendorong seseorang untuk melakukan suatu perbuatan atau kegiatan tertentu, oleh karena itu motivasi sering kali diartikan pula sebagai faktor pendorong perilaku seseorang. Setiap tindakan yang dilakukan oleh seorang manusia pasti memiliki sesuatu faktor yang mendorong perbuatan tersebut. Motivasi atau dorongan untuk bekerja ini sangat penting bagi tinggi rendahnya produktivitas perusahaan. Tanpa adanya motivasi dari para karyawan atau pekerja untuk bekerja sama bagi kepentingan perusahaan maka tujuan yang telah ditetapkan tidak akan tercapai. Sebaliknya apabila terdapat motivasi yang besar dari para karyawan maka hal tersebut merupakan suatu jaminan atas keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Motivasi atau dorongan kepada karyawan untuk bersedia bekerja bersama demi tercapainya tujuan bersama ini terdapat dua macam, yaitu:
a. Motivasi finansial, yaitu dorongan yang dilakukan dengan memberikan imbalan finansial kepada karyawan. Imbalan tersebut sering disebut insentif.
b. Motivasi nonfinansial, yaitu dorongan yang diwujudkan tidak dalam bentuk finansial/ uang, akan tetapi berupa hal-hal seperti pujian, penghargaan, pendekatan manusia dan lain sebagainya (Gitosudarmo dan Mulyono , 1999).
Menurut George R. dan Leslie W. (dalam bukunya Matutina. dkk , 1993) mengatakan bahwa motivasi adalah “……getting a person to exert a high degree of effort ….” yang artinya motivasi membuat seseorang bekerja lebih berprestasi. Sedang Ravianto (1986) dalam bukunya ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi motivasi kinerja, yaitu atasan, rekan, sarana fisik, kebijaksanaan dan peraturan, imbalan jasa uang, jenis pekerjaan.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa motivasi pada dasarnya adalah kondisi mental yang mendorong dilakukannya suatu tindakan (action atau activities) dan memberikan kekuatan yang mengarah kepada pencapaian kebutuhan, memberi kepuasan ataupun mengurangi ketidak seimbangan. Ada definisi yang menyatakan bahwa motivasi berhubungan dengan :
1. Pengaruh perilaku.
2. Kekuatan reaksi (maksudnya upaya kerja), setelah seseorang karyawan telah memutuskan arah tindakan-tindakan.
3. Persistensi perilaku, atau berapa lama orang yang bersangkutan melanjutkan pelaksanaan perilaku dengan cara tertentu. (Campell , 1970)
Pengertian fungsi emosi
Jiwa manusia merupakan satu kesatuan yang saling bersinergi satu sama lain yang menciptakan suatu keadaankepribadian yang seimbang. Jika kita berbicara tentang kepribadian yang seimbang, pada diri setiap individu memiliki hal yang mempengaruhi terhadap kepribadian yaitu kestabilan emosi. Emosi pada diri individu berperan penting dalam penciptaan kepribadian dan perjalanan kehidupan seorang manusia, sehingga jika dikaji dari sisi psikologis manusia, maka akan muncul suatu keadaan dimana peran emosi ini sangat berpengaruh dalam segala hal kehidupan manusia, karena manusia merupakan makhluk yang mempunyai perasaan, hati nurani dan kepekaan terhadap peristiwa yang dialami secara emosional yang membedakan dengan makhluk lainnya.
Kata "emosi" diturunkan dari kata bahasa Perancis, émotion, dari émouvoir, yang berarti 'kegembiraan' dan dari bahasa Latin emovere, dari e- (varian eks-) berarti 'luar' dan movere yang berarti 'bergerak'. Emosi adalah istilah yang digunakan untuk keadaan mental dan fisiologis yang berhubungan dengan beragam perasaan, pikiran, dan perilaku. Emosi adalah pengalaman yang bersifat subjektif, atau dialami berdasarkan sudut pandang individu. Emosi berhubungan dengan konsep psikologi lain seperti suasana hati, temperamen, kepribadian, dan disposisi. menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) pengertian emosi adalah ; “luapan perasaan yang berkembang dan surut pada waktu singkat”
Pengertian fungsi informasi
ialah di ambil dari sebuah kata system dan information. SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.
Fungsi Sistem Informasi :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan
2. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen
3. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
4. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga
5. Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas
